10.8 La presencia institucional
Una manera de obtener notoriedad, afianzar la imagen intencional,
generar información o remarcar el posicionamiento de empresas, productos
y servicios es promover, participar
o asistir a determinados actos y eventos. Se trata de otra forma de
desarrollar la estrategia comunicativa
de la organización que substancialmente se basa en la presencia institucional
o corporativa en espacios públicos, a través de sus representantes, de su
marca y/o de sus productos y servicios.
Los actos, eventos o espacios públicos pueden tener una finalidad y duración
diversa, han de ser elegidos teniendo en cuenta la adecuación a la cultura
corporativa y a la política de
comunicación establecida. Al diseñarlos o programar la asistencia hay
que tener presentes los siguientes aspectos:
- Comprometen la imagen global de la organización, ya que por lo general la comparecenciatransmite la idea de que la empresa está impulsando aquello que motivala reunión y su contenido.
- Permiten el contacto personal con los públicos presentes, que en muchos casos esdifícil o imposible de establecer fuera de ese contexto.
- Exigen preparación, una asistencia descuidada supone no sólo la pérdida de oportunidades,sino un daño en la imagen.La presencia institucional requiere tiempo de preparación y es imprescindiblela organización, mucho más cuando la convocatoria del evento es propia.
La mayoría de los actos suelen tener una organización similar y las características
de muchos de ellos permitirían evitar algunas de la numerosas denominaciones
que se utilizan. Entre los aspectos clave de todos ellos señalamos el
carácter
de la convocatoria (restringido o abierto al público), su relación temporal
(continuado o esporádico),
el lugar
y fecha de celebración,
la aprobación
y colaboración de la administración pública más representativa o relacionada
con el evento (ayuntamiento, comunidad, ministerio...) y
la cobertura informativa por parte de
los medios de comunicación. Citamos los eventos más frecuentes:
- Congresos, jornadas y seminarios en los que se exponen investigaciones, temas de debate,tendencias, conocimientos y datos de gran interés, tanto para el organizadorcomo para los participantes.
- Ferias, exposiciones y salones, en los que se combinan objetivos corporativos y comerciales.
- Presentaciones, foros y todo tipo de encuentros, diseñados para establecer contacto con determinadospúblicos.
En la práctica, los grupos destinatarios son numerosos: clientes,
distribuidores, proveedores, prescriptores, compradores, autoridades, miembros
de la empresa, medios de comunicación... El reparto de papeles es básicamente:
invitados,
acompañantes y
público. Todos deben tener un destino y sentirse atendidos.